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Faire une demande de certification

Les questions et réponses suivantes guideront étape par étape toute entreprise membre afin de mener à bien le processus de certification ICoCA.

 

1. L’entreprise membre remplit-elle les conditions d’admissibilité à la certification ICoCA?

 

Pour faire une demande de certification ICoCA, les entreprises membres doivent remplir les conditions suivantes:

 

  • Être certifié de l'une des normes nationales ou internationales reconnues par l'ICoCA. Ces normes sont: PSC.1, ISO 18788 et ISO 28007;
  • Avoir obtenu cette certification d'un organisme de certification indépendant accrédité. Actuellement, les organismes de certification indépendants accrédités dont les services de certification sont conformes aux critères prévus dans la procédure de certification de l’ICoCA sont les suivants:

 

                             - Pour obtenir la certification PSC.1: Intertek, IQ Verify, MSS Global;

                             - Pour obtenir la certification ISO 18788: Intertek, IQ Verify, MSS Global;

                             - Pour obtenir la certification  ISO 28007: LRQA, MSS Global.

 

Afin de vous assurer que la certification que vous avez obtenue est valide, vous pouvez soit demander à l'organisme de certification son certificat d'accréditation délivré par « UKAS » ou « ANAB » à la norme spécifique à laquelle vous souhaitez être ou avait été certifié, soit demander au Secrétariat qui vous donnera de plus amples informations.

 

2. Quelles informations et documents faut-il fournir pour faire une demande de certification ICoCA?

 

Veuillez utiliser l'un des formulaires suivants pour vous guider dans votre demande de certification ICoCA:

 

 

Chaque formulaire inclut des instructions concernant les informations et documents à fournir par l’entreprise membre dans le but d’illustrer son respect du Code et de ses principes. Le formulaire inclut entre autres:

 

  • Une preuve de certification (le certificat et les annexes correspondantes s’il y a lieu); le rapport complet d'audit initial (Niveaux 1 et 2) et le(s) rapport(s) d’audit de surveillance le(s) plus récent(s) (NB: veuillez fournir une explication écrite si pour des raisons de confidentialité contractuelle des passages ont été supprimés des rapports); et les plans d’actions correctives correspondants;
  • Le modèle type ou le processus d’évaluation des risques en matière de droits humains de l’entreprise;
  • Des informations supplémentaires telles qu’identifiées par le Comité directeur qui sont nécessaires pour évaluer si les systèmes et les processus d'une entreprise respectent les principes et les normes du Code (décrits dans l'Annexe B des déclarations de reconnaissance respectives des normes PSC.1, ISO 18788 et ISO 28007 – en anglais uniquement). Veuillez-vous référer aux instructions et aux formulaires correspondants pour PSC.1, ISO 18788 et ISO 28007 (en anglais uniquement).

 

3. Comment une demande de certification ICoCA doit-elle être soumise et combien cela coûte-t-il?

 

Il n'y a pas de frais spécifiques liés à la certification ICoCA au-delà des cotisations annuelles habituelles. Cependant, veuillez noter que les entreprises membres doivent couvrir leurs propres coûts liés à leur certification « externe » à une norme reconnue par un organisme de certification indépendant accrédité.

 

Afin d'assurer la sécurité de toutes les données soumises à l’ICoCA, la demande de certification dûment remplie doit être envoyée par l’entreprise sous forme papier et/ou sur clé USB ou CD-ROM, placée dans une enveloppe scellée portant la mention « Confidentiel, matériel de certification » et envoyée par DHL, FedEx ou tout autre services de coursier à l’adresse suivante: Secrétariat de l'ICoCA, OMM, 7bis Avenue de la Paix, Genève 1202 – Suisse.

 

Veuillez noter que le Secrétariat n'envoie pas d'informations confidentielles ou sensibles par courrier électronique.

 

N'hésitez pas à contacter le Secrétariat pour toute question (secretariat@icoca.ch).

 

4. Qu’advient-il après avoir soumis une demande de certification ICoCA?

 

1. Une fois que la demande dûment remplie est reçue, le Secrétariat en accusera réception.

 

    2. Ensuite, le Secrétariat fera l’examen de la demande par l’entreprise membre;

 

       3. Une fois la demande examinée, il est possible que le Secrétariat demandera des éclaircissements à propos de                  certains éléments voire des informations ou documents supplémentaires;

 

          4. Lorsque le Secrétariat considère la demande comme complète, il la recommandera auprès du Comité directeur                   à l’aide d’un résumé (aucune information confidentielle n’est partagée avec le Comité);

 

                5. Le Comité directeur de l'ICoCA peut enfin demander des clarifications supplémentaires si nécessaire, avant                           de voter afin d’accepter ou de rejeter la demande de certification ICoCA.

 

Dans la mesure où l’entreprise membre répond dans des délais raisonnables aux demandes d’éclaircissements, le Secrétariat prévoit un délai d’un à deux mois jusqu’à finalisation de l'ensemble du processus d’examen.